Корректировочный счет-фактура (КСФ) и УКД: правила оформления, датировка и регистрация в 2025–2026 годах

1. Когда оформляется корректировочный счет-фактура (КСФ)?

Корректировочный счет-фактура оформляется исключительно в случае, если первоначальный счет-фактура на момент выставления был составлен верно. Он применяется при изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг) или переданных имущественных прав.

Основанием для выставления КСФ служит первичный документ, подтверждающий согласие (факт уведомления) покупателя на изменение стоимости. К таким документам относятся договор, соглашение, дополнительное соглашение или иной документ, перечисленный в п. 10 ст. 172 НК РФ.

Продавец обязан выставить КСФ не позднее 5 календарных дней с даты составления указанных документов.

2. Когда КСФ не выставляется, а вносятся исправления?

Если стоимость отгруженных товаров (работ, услуг) изменяется, но документы, перечисленные в п. 10 ст. 172 НК РФ, не оформляются, то корректировочный счет-фактура продавцом не выставляется.

В этом случае в первоначальный счет-фактуру вносятся исправления в порядке, установленном п. 7 Правил заполнения счета-фактуры (утв. Постановлением Правительства РФ № 1137). Данная позиция подтверждена разъяснениями ФНС и Минфина (письма ФНС от 25.02.2021 № ЕА-3-26/1355@, Минфина от 15.01.2020 № 03-07-09/1289, от 05.02.2019 № 03-07-11/6345, от 09.02.2018 № 03-03-06/1/7833).

Важно помнить: исправленный счет-фактура и корректировочный счет-фактура – это разные документы. Исправление применяется при ошибках в первоначальном документе, а КСФ – при изменении стоимости (цены или количества) уже после правильной отгрузки.

3. Универсальный корректировочный документ (УКД): особенности датировки

Форма счета-фактуры, равно как и УКД, не содержит даты подписания со стороны продавца. В УКД есть две ключевые даты, влияющие на порядок регистрации:

Дата в строке 1 – это дата составления (выставления) документа.

Дата в строке 13 – это дата согласия покупателя на изменение стоимости (или дата уведомления).

Официальные примеры заполнения корректировочных счетов-фактур, единого корректировочного счета-фактуры и УКД с бланками доступны для ознакомления (рекомендуем использовать актуальные образцы ФНС).

4. В каком периоде регистрировать УКД в книге продаж?

Правило простое: УКД регистрируется в книге продаж того налогового периода, которым он датирован (по дате в строке 1).

Если УКД выставлен в 2025 году (датирован 2025 годом), он должен попасть в книгу продаж 2025 года (соответствующего квартала). Например, УКД от сентября 2025 года регистрируется в 3-м квартале 2025 года.

Для покупателя это означает обязанность восстановить НДС именно в 2025 году (в том же квартале). Перенос восстановления на более поздний период грозит доначислением налога, пенями и штрафами.

Если УКД выставлен в 2026 году, он должен быть датирован 2026 годом и зарегистрирован в книге продаж 2026 года. К примеру, УКД от июня 2026 года попадает в книгу продаж за 2 квартал 2026 года. Таким образом, строгая привязка к дате составления документа не допускает переноса регистрации на следующий год или квартал.

Правильное оформление корректировочных счетов-фактур и УКД, а также своевременная регистрация их в книге продаж в том налоговом периоде, которым датирован документ, позволяют избежать претензий со стороны налоговых органов и обеспечивают корректное исчисление НДС.

По всем вопросам, связанным с заполнением КСФ и УКД, рекомендуется обращаться к актуальным разъяснениям ФНС и Минфина, а также использовать официальные примеры заполнения документов.